「転職したいけれど、色々手続きが大変そう」
「転職のときって、どんな書類を準備したらいいの？」
そんな悩みを抱えているあなたに、転職〜入社までに必要となる書類を整理して紹介します。この記事を読むことで、書類の準備に見通しがもてるため、採用選考に集中できますよ。
転職活動を始める時に揃えておきたい書類
はじめに、転職活動をスタートさせるときに揃えておくと便利な書類は以下の4点。
- 履歴書
- 証明写真
- 職務経歴書
- 退職時のフローと必要書類の確認
それぞれ詳しく解説していきます。
履歴書
履歴書は、転職活動を行う上で必須の書類です。履歴書で書く内容のうち、ほとんどがどの会社でも共通するものになります。
たとえば、以下の内容はどの会社に提出する際にも同じ内容になるはずです。
- 氏名
- 生年月日
- 学歴
- 職歴
- 資格 など
転職活動をはじめる前に履歴書をある程度作っておくと、「書類の締め切りがギリギリで、書ける気がしない…」と焦る必要がなくなります。
また、自分の職歴について振り返る機会にもなるため、予め作成しておくと安心です。
最近では、メールで履歴書を送付する企業も増えています。手書きが必須でないことも多く、パソコンやスマートフォンで作成する方も多いのではないでしょうか。
PCやスマートフォンで作成するときにおすすめなのが、「yagish(ヤギッシュ)」というサービスです。
サイト上で簡単に履歴書が作成でき、作成したものは無料でダウンロード可能です。
また、印刷する必要がある際には、コンビニ印刷もできるツールとなっています。ぜひ活用してみてください。
証明写真
証明写真は、日本で転職する際にはほぼ全ての企業で必要になります。転職活動をはじめてから撮影しようと思うと、なかなか時間がとれないこともあるはず。
そのため、あらかじめ撮影しておくのがおすすめです。
証明写真は、データとして保管できるサービスを活用するとよいでしょう。「写真が足りない」となったときに、すぐに印刷できるので便利です。最近では、スピード写真機でもデータを受け取れるものがあります。活用しない手はありません。
証明写真を撮る際、スピード写真かスタジオ撮影か悩む場合もあるかもしれませんが、顔がはっきりわかるものであればどちらでも構いません。
ただし、スピード写真の場合には光の映り込みに注意する必要があったり、自分で写真の良し悪しを判断したりする必要があります。心配な方は、納得行くまでプロに撮影してもらえるスタジオ撮影にするとよいでしょう。
職務経歴書
職務経歴書も、一度作成しておくと安心です。応募先によって内容を一部変更する場合もあるかもしれませんが、たたき台があるとスムーズに作成できます。
職務経歴書は、履歴書以上に作成時間がかかります。
そのため、転職活動をはじめる前に書いてみるのがおすすめです。キャリアの棚卸しにもなり、転職活動の軸ができるでしょう。
なお、職務経歴書は履歴書のような共通規格がありません。あなたのまとめやすい方法で職務経歴をまとめてください。
転職活動において、履歴書や職務経歴書について不安を抱えていたり、疑問を持っている方はいませんか？特に初めての転職だと、いろいろな事が不明瞭だと思います。この記事では、そんな方に向けて下記について詳しく紹介していきます。 履[…]
「そんなことを言われても、どうやって書いたらいいのか…」と思った方は、Web上にあるツールを使用するのもおすすめです。
anataというサービスでは、職務経歴書を簡単に作成できるほか、URLでの共有にも対応しています。メールへの添付も簡単になるサービスなので、興味のある方は利用してみてください。
そのほか、dodaでも会員向けに職務経歴書作成ツール「レジュメビルダー」を公開しています。こちらを利用してもよいでしょう。
退職時の申請フローと必要書類の確認
「転職活動をしていないのに、もう退職の話？」と思ったかもしれません。
しかし、転職前に退職のフローや書類を確認しておくのは大切です。転職活動をはじめると、選考活動と現在の仕事の両立で忙しくなります。
また、選考が順調に進めば、あっという間に内定や退職の手続きが必要になることがあるでしょう。
そんなときに、退職のフローがわかっていないと、転職先と入社希望日などのすり合わせができません。
また、あなたが思っていたよりも申請に時間がかかることもあるでしょう。今の職場を円満に退職し、次の職場にも余裕をもって入社できるよう、退職の流れを確認してみてください。
なお、多くの場合就業規則に退職の手続きや申請期日が記載されています。
退職するときに揃えておきたい書類
続いて、退職が決まったときに揃えておきたい書類を紹介します。自分が用意するもの・会社に用意してもらうものが5点ずつあるので、確認してください。
自分で用意するもの
自分で用意する必要があるものは、以下の通りです。
- 業務(顧客など)に関する資料
- 引き継ぎ資料
- 健康保険証
- 名刺や社員証
- 健康保険任意継続被保険者資格取得届(希望する場合)
詳しく解説してきます。
業務(顧客など)に関する資料
顧客データや業務で使用している資料などは、退職するまでに整理しておきましょう。紙・データともに破棄が必要な場合には、早めに破棄しておきます。退職後に機密情報を持ち出してしまうと、大きな問題になってしまいます。
そのため、内定をもらったらすぐに整理に取り掛かるのがおすすめです。
引き継ぎ資料
あなたが担当している業務の引き継ぎ資料も作成しておきましょう。退職後の担当者が決まっている場合には、資料を早めに渡し質問に答えるといった対応もできるのが理想です。
とはいえ、退職までにこなさなければならない業務や、引き継ぎ資料の作成などで時間がないのが現実でしょう。
引き継ぎ資料は装飾などに時間をかけるよりは、業務の内容を伝えることを優先して作成するのがおすすめです。
健康保険証
今の会社で使っている健康保険証は、退職日をもって使えなくなります。
そのため、家族の分も含めて返却するようにしましょう。最終出勤日から退職日まで期間がある場合には、郵送でも可能か確認しておくことをおすすめします。
最終出勤日に返却してしまうと、万が一病院や薬局に行く場合に保険の適用が受けられなくなってしまうからです。
名刺や社員証
名刺や社員証も、退職時に返却が必要です。特に名刺は忘れがちなので、返却を忘れないようにしましょう。
健康保険任意継続被保険者資格取得届(希望する場合)
退職後に無職の期間がある場合は、健康保険に自分で加入する必要があります。現在の会社の在籍期間によっては、健康保険の任意継続をすることが可能です。
料金などを確認し、加入を希望する場合には人事・労務担当者に申請書類の確認をしましょう。加入期限が決まっている場合も多いため、はやめに確認しておくのがおすすめです。
会社に用意してもらうもの
会社に用意してもらうものは、以下の通りです。
- 離職票
- 源泉徴収票
- 年金手帳(会社保管の場合)
- 雇用保険被保険者証
- 健康保険被保険者資格喪失確認通知書
詳しく解説していきます。
離職票
離職票は、正式には「雇用保険被保険者離職票」のことを指します。失業給付の申請などに必要な書類のため、必ず受け取るようにしましょう。雇用保険に加入している場合には、離職票を受け取れます。
源泉徴収票
源泉徴収票は、次の会社で年末調整を行ってもらう際に必要な書類です。年末調整時期に転職する場合には、至急作成してもらうことをおすすめします。
そうでない場合でも、源泉徴収票がいつ発行されるか確認しておくと安心です。
年金手帳(会社保管の場合)
年金手帳を会社保管している場合には、必ず退職時に受け取りましょう。次の会社で年金を引き継ぐために必要となります。
雇用保険被保険者証
雇用保険に加入している場合には、必ず雇用保険被保険者証を受け取りましょう。次の会社で提出し、加入情報を更新する必要があります。
健康保険被保険者資格喪失確認通知書
健康保険証を返すことで、今の会社での健康保険の資格がなくなります。
それを証明するものとして、「健康保険被保険者資格喪失確認通知書」を受け取りましょう。国民健康保険に加入する際などに必要となります。
入社前に揃えておきたい書類
最後に、入社前に揃えておきたい書類を紹介します。
あらかじめ準備をしておくことで、入社前に慌てずにすむでしょう。
ほとんどの企業で必須
ほとんどの企業で必須なのが、以下の3つです。
- 年金手帳
- 源泉徴収票
- 雇用保険被保険者証
全て、退職時にもらう必要のある書類の中に含まれていたものです。
源泉徴収票と雇用保険被保険者証をもらい忘れている場合には、至急会社の担当者に連絡しましょう。
年金手帳は年金の引き継ぎに必要で、源泉徴収票は年末調整に必要なものです。雇用保険被保険者証は、前職が公務員の方以外が必要になります。
公務員の方は雇用保険に加入していないため、もっていないことを会社に伝えましょう。新しく雇用保険被保険者証を発行してもらえます。
提出を求められることがある書類
そのほか、会社によっては提出を求められる書類がいくつかあります。ここでは、以下6つを紹介しますので参考にしてください。
- 住民票の写しまたは住民票記載事項証明書
- 入社誓約書や入社承諾書
- 身元保証書
- 扶養控除等申告書
- 健康保険被扶養者異動届
- 資格等の証明書
住民票の写しまたは住民票記載事項証明書
住所の確認のために、住民票の写しや住民票記載事項証明書の提出を求められることがあります。住民票の写しは、引っ越しの際などに取得したことがあるでしょう。
最近では、マイナンバーカードがあればコンビニでも発行できる自治体が増えています。
住民票記載事項証明書とは、住民票の写しの内容から、一部項目を抜き出して記載したものになります。
住民票の写しには、以下のような項目が記載されています。
- 氏名
- 世帯主名
- 住所
- 生年月日
- 転入日や住所変更日
- 前住所
- 本籍地
- マイナンバー など
会社はこれら全ての項目を会社で預かってしまうと、重要な個人情報を会社で保管しなければなりません。
そのため、住所のみを確認するだけの目的であれば、「住民票記載事項証明書」が求められる場合が多くあります。
また、住民票記載事項証明書は会社から独自のフォーマットのものが配布され、それに記載してもらうようにする場合もあります。会社の指示に従い、証明書を発行してもらいましょう。こちらはコンビニなどでは発行できないので、注意してください。
入社誓約書や入社承諾書
会社から入社契約書や承諾書の提出を求められる場合もあります。その場合には、必ず準備しておきましょう。
身元保証書
会社によっては、身元保証書の提出が求められます。
身元保証人の記名・捺印などが必要になるため、余裕を持って記入を進めておくとよいでしょう。
扶養控除等申告書
扶養している家族がいる場合には、申告書を提出しましょう。提出しないと、扶養控除が受けられなくなるので注意してください。
健康保険被扶養者異動届
健康保険も扶養者がいる場合には、届け出が必要です。入社前に書類を受けとった場合には、事前に記入をすすめておくのがおすすめです。
資格等の証明書
専門職などの場合には、資格の証明書が必要になることがあります。事前にコピーをしたり準備をしたりしておくようにしましょう。
まとめ
今回は、転職で必要な書類について紹介してきました。内容を再度確認すると、以下のようになります。
- 転職活動を始める前に応募書類を準備しておくとよい
- 転職が決まったら、引き継ぎ書類を準備する
- 退職時は受け取る書類が多い。漏れがないようにしよう
- 転職先に入社する際の書類は担当者に必ず確認
面接対策や書類選考対策のほかにも、提出書類が多くあることがおわかりいただけましたでしょうか。対策に専念するためにも、できるだけ手続きに見通しをもっておくのがおすすめです。
特に応募前の書類については、今すぐに準備できるはずです。この記事を参考に、はやめはやめに準備をすすめてみてください。
