「大事なことは1分で話す」　無駄を嫌がるトヨタでも実践される「情報を数値化する」メリット

　チャットツールやオンラインミーティングの普及によって、短い文字や短時間で情報を正確に伝えることが今まで以上に重要になってきた。早く正確に要点を伝えるにはどうすればよいか。新刊『「すぐやる」よりはかどる！仕事を「短くやる」習慣』が話題の戦略コンサルタント・山本大平氏が、伝え方の工夫によって仕事を素早く進めるコツを解説する。

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簡潔に書ければ、短く「話す」ことができる

　要約力を高めて、手順を「ひな形」にすれば、さまざまな提出書類やメールに応用できるだけでなく、会議やプレゼンなど、口頭で相手に要件を伝える際にも役立ちます。

　要点を整理して、簡潔に書くことができれば、やがてコンパクトに短く話すことができるようになります。私の経験では「書く」→「話す」の順番だと思います。

　難しく考えたり、不安になる必要はありません。子供の頃の国語のテストで、「次の文章を読んで、筆者の意図を100字でまとめなさい」という問題と向き合ったことがあると思いますが、求められている能力はそれと同じです。最初は手間取っても、繰り返し続けていけば、自然とできるようになります。

大事なことほど1分で話すべき

　私はトヨタの時代に、上司や先輩に叱られながら、短く話す習慣を身につけました。トヨタは徹底的に無駄を嫌がる会社ですから、ミーティングなどでダラダラと説明していると、「もっと短く」とか、「1分で話せ」と注意されるのです。

　決して威圧的な指導ではなく、話の途中で、「といいますと？」なんてツッコミを入れられて、笑いの中で、「お前は何が言いたいんだ？」と指摘されるのです。その結果、私は「大事なことほど1分で話す」ようになりました。

　効率の問題だけではなく、相手にこちらの意図を伝え、相手もしっかりとそれを理解するためには、1分くらいが限界なのかもしれません。